Что такое канбан: этапы, правила, сервисы

Маркетинг
Просмотры просмотров
комментарии 10 комментариев

Почему эта статья имеет смысл?

В CRM-системе, с которой я работаю на панели задач и проектов есть вкладка “Канбан”.

Уверен, многие ее видели, но не все знают что это такое. В сегодняшней статье мы будем разбираться что такое канбан, в чем его преимущества и почему на сегодняшний день метод канбан безумно популярен.

Что такое канбан и зачем он нужен

Не так давно у нас выходила статья, посвященная методологии agile, а сегодняшняя тема, в некотором роде, является ее продолжением. Все потому, что система канбан как раз базируется на ценностях и принципах agile. Поэтому, чтобы при ответе на вопрос “что такое канбан?” мы были с Вами на одной волне, настоятельно рекомендую ознакомиться со статьей agile.

Благодаря внедрению данного подхода компания может ускорить процесс проведения работ и увеличить качество итогового продукта, но обо всем по порядку.

Метод канбан основан на использовании досок, на которых отражены все задачи, которые есть у команды на данный момент.

Задачи разбиты на этапы, а для каждого этапа отведена отдельная колонка. В колонках присутствуют карточки с задачами, и по мере того, как задачи берутся в работу, они проходят через все этапы. Такой принцип помогает визуализировать рабочий процесс – это и является сутью метода.

канбан

Этапы работы

Чтобы начать работать по канбану, необходимо определиться с этапами работы. Как уже было сказано чуть выше, задачи, которые ставятся перед командой, разбиваются по этапам, а это значит, что, прежде всего, нужно определиться с актуальными задачами.

Этапы в каждом отдельном случае уникальны, общей схемы метод не предполагает. Однако, перед началом работы каждая команда обязательно должна выделить для себя этапы.

Например, занимаясь разработкой лендинга, на Вашей доске будут следующие столбцы:

  • Аудит;
  • Анализ конкурентов;
  • Определение ЦА;
  • Проектирование структуры лендинга;
  • Разработка прототипа;
  • Копирайтинг;
  • Отрисовка дизайна;
  • Верстка;
  • Тестирование.

Правила канбан

Чтобы в полной мере понять, что такое канбан, необходимо разобраться с правилами, из которых он состоит.

Правило 1. Визуализация потока задач

Все задачи необходимо записывать на видном месте, чтобы всегда знать, как идут дела и что актуально на данный момент.

Для этих целей можно использовать стикеры на доске в офисе, а можно использовать и более современные решения. Например, таблицы exel или другие сервисы, о которых будет сказано ниже.

Правило 2. Ограничение количества единовременных задач

Следующим правилом метода канбан является ограничение количества единовременных задач.

Пользуясь сервисами, Вы можете на старте работ ограничить количество записей в каждом отдельном столбце, в exel можно просто обозначить границы визуально.

Также задачи должны иметь специальные обозначения в зависимости от приоритета. Например, на доске в офисе помечайте такие красными стикерами, а в специализированных сервисах присутствуют специальные инструменты как раз для этой цели.

Ограничение количества единовременных задач

Правило 3. Контролируйте поток задач

После того как Вы расположите задачи на доске канбан, Вы увидите, что некоторые столбцы перегружены, а некоторые в свою очередь практически пустые.

Как руководитель Вы должны проанализировать доску и обнаружить, что некоторые сотрудники перегружены, а другие остались с небольшим количеством задач.

Соответственно, Вы сможете распределить задачи между менее загруженными и более загруженными сотрудниками. Это позволит оптимизировать рабочий процесс и выполнить текущие задачи быстрее.

Также у Вас может быть много задач, к которым требуется пояснение. Наглядная демонстрация поможет Вам лучше сориентироваться и дать необходимые пояснения для того, чтобы эти задачи продвинулись дальше, в следующий столбец.

Ведь в этом и заключается главный принцип метода канбан – задачи должны как можно быстрее продвигаться по рабочей цепочке и оказываться в конце таблицы.

Правило 4. Зафиксировать правила

Для большей эффективности работы Вы должны зафиксировать правила на той же доске, к которой прикреплены текущие задачи.

Например, это может быть принцип расстановки приоритетов у задач, нужно ли предупреждать кого-либо при перемещении задачи в следующий столбик и т.п.

Проще говоря – разместите на видном месте все правила, необходимые для корректной работы.

Правило 5. Самоанализ

Разумеется, одним из ключевых правил канбан является проведение анализа проведенной работы.

Регулярно проводите планерки, чтобы всегда иметь полное представление о ходе рабочего процесса. Ежедневные мероприятия должны сводиться к двум вопросам: что мы делали вчера, что мы сделаем сегодня?

Самоанализ

Также должны проводиться еженедельные планерки, на которых будут подводиться итоги работы за неделю, и производиться анализ темпов работы, укладываетесь ли Вы в план или нет.

На ежемесячных мероприятиях обсуждаются итоги работы за месяц, дается оценка общей эффективности и на основании анализа корректируется рабочий процесс.

Вы получаете возможность видеть слабые места рабочей цепочки и предлагать улучшения, которые помогут увеличить эффективность работы всей команды. Например, можно добавить новые колонки, менять формулировку задач или в случае, если в одной из колонок задачи постоянно скапливаются в огромном количестве, нанять новых специалистов.

Современные решения

Помните, я говорил, что вкладка “канбан” присутствует в CRM-системе, с которой я работаю?

Теперь я предлагаю Вам более подробно изучить варианты современных решений для внедрения метода канбан. Конечно, Вы можете по старинке использовать доску со стикерами, но это не так удобно. К тому же, если Ваши сотрудники работают удаленно, то канбан-доска в офисе окончательно перестает быть актуальным решением.

Битрикс 24

Битрикс 24

Та самая CRM, которой я пользуюсь, поэтому начнем именно с нее.

Описание всех преимуществ системы – тема отдельной статьи. Кстати, на нашем портале уже выходила статья, которая помимо прочего включала в себя и небольшой обзор самых популярных CRM.

А в данной статье мы будем говорить исключительно в контексте канбан.

Благодаря функционалу системы и ее интуитивно понятному интерфейсу Вы сможете без особых проблем освоить ее и выставлять задачи не только себе, но и сотрудникам.

Гибкие настройки позволят настроить доску канбан под индивидуальные нужды. Кстати, это можно сделать даже в бесплатной версии.

Битрикс 24 идеально подходит для работы с канбан, потому что пользователь может в реальном времени наблюдать за тем, кто из сотрудников выполняет ту или иную задачу.

И хоть я обещал говорить исключительно в контексте темы данной статьи, я не могу не сказать о том, что помимо возможности работать по системе канбан, Вы получите целую CRM-систему.

Многие другие CRM системы также предполагают возможности по работе с доской, но Битрикс на мой взгляд является оптимальным решением.

Трелло

Трелло

Следующим на очереди сервисом я какое-то время пользовался и сам. Однако в итоге сделал свой выбор в пользу Битрикс, но это не значит, что трелло имеет какие-то серьезные недостатки.

В целом это очень удобный сервис, суть которого заключается в работе с досками, так что ничего лишнего там нет. Более того, он бесплатный. Конечно, платная версия тоже присутствует, но для комфортной работы бесплатной более чем достаточно.

Однако если задач у Вас ОЧЕНЬ много, то я не могу рекомендовать Вам этот сервис.

Но если Вы заинтересованы в простом, удобном и бесплатном сервисе при условии, что поток задач у Вас не запредельный, то очень рекомендую к знакомству.

JIRA

JIRA

Долго думал, прежде чем включить данный софт в список.

Конечно, JIRA – мощное и многофункциональное, даже универсальное ПО. Однако подойдет оно далеко не всем. Все потому, что небольшие команды попросту не смогут использовать сервис на полную мощность.

В целом же JIRA обладает огромным количеством самых разнообразных настроек, которые позволят контролировать рабочий процесс вплоть до мельчайших деталей.

Planiro

Planiro

У данного сервиса отсутствует бесплатная версия – это является его основным минусом.

Утешением является наличие бесплатного пробного периода в 14 дней. Этого более, чем достаточно для того, чтобы оценить сервис по достоинству.

Planiro предоставляет широкие возможности для работы по принципу канбан. Интерфейс интуитивно понятен, настроек достаточно много, а также присутствует дополнительный функционал.

Если набор инструментов того же Битрикс для Вас слишком велик и Вы не видите необходимости в них, то данный сервис рекомендуем к знакомству.

Он, по сути, представляет собой нечто среднее между Трелло и Битрикс 24.

Wrike

Wrike

Сама компания заявляет, что Wrike является сервисом для управления проектами. И тут все верно – управление проектами действительно является основной функцией Wrike.

Сервис же предоставляет своим пользователями все необходимые инструменты для работы по методу канбан. Более того каждый пользователь помимо общей доски проекта имеет еще и личную.

Бесплатная версия предусмотрена, однако, ее возможности урезаны. Так, например, функции учета времени и обозначения зависимости задач будут недоступны.

И снова перед нами не только канбан сервис. Wrike включает в себя множество других функций.

Плюсы и минусы канбан

Разумеется, метод не идеален.

Плюсы и минусы канбан

В нем нет четкого графика. Данный метод в целом более гибкий и фокусируется на отладке исключительно рабочего процесса, а не на выполнении задач и плана, стоящих перед командой.

И если кто-то из членов команды занимается работой, которая не присутствует на доске, то есть вероятность, что начнется самый настоящий хаос.

И Вам как руководителю крайне важно проконтролировать, чтобы все (ВСЕ) рабочие процессы были отражены на доске.

Хаос может возникнуть как раз в том случае, если нет четкого контроля, однако в обратной ситуации все должно пройти гладко.

Благодаря визуализации Вы сможете улучшить организацию всего рабочего процесса и залатать бреши в рабочей цепочке, а значит, добьетесь куда более эффектных результатов.

Также хорошим примером работы канбан является подбор сотрудников. Да-да, доски задач очень хорошо помогут Вашим hr-менеджерам.

На такой доске могут присутствовать следующие столбцы:

  • Новые кандидаты;
  • Кандидаты на стадии рассмотрения резюме;
  • Кандидаты на этапе собеседования;
  • Этап принятия решения;
  • Заключительный этап, озвучивание решения кандидату.

Кстати, на данном примере можно продемонстрировать некоторые тонкости работы по методу. Например, разумно будет выставить ограничение на количество кандидатов, которых можно рассматривать по итогам собеседования.

Подведем итоги

Метод канбан имеет как преимущества, так и определенные недостатки. Он не подойдет всем, но для тех, кому он подходит, метод станет настоящей палочкой-выручалочкой и помощником в оптимизации рабочего процесса.

Надеюсь, после прочтения статьи Вы решили для себя, применим ли канбан в реалиях Вашего бизнеса или стоит рассмотреть иные методы организации рабочего процесса.

Кстати, как Вы смотрите на то, чтобы в нашем блоге вышла статья, посвященная методу scrum (скрам)? Делитесь мнением в комментариях и рассказывайте о своем опыте внедрения канбан.

Автор поста: Никита Пономарев

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Другие статьи на тему Маркетинг
Подпишись на новые статьи
Человек на ракете
Подарок: Аудит проблемных зон бизнеса

Сообщить об опечатке

Текст, который будет отправлен нашим редакторам: